Recepción IA 24/7 · Nulbix
Manual de uso para tu centro. Tu recepcionista virtual atiende WhatsApp todo el día, todos los días.
Hecho para que lo entienda cualquiera. Si algo no te cuadra, escribe a tu contacto de soporte (final del manual).
1. Qué es y qué hace por ti
Es un recepcionista automático que contesta los mensajes de WhatsApp de tu centro al instante, a cualquier hora. Da información con tus datos reales, agenda citas en tu agenda y, cuando algo necesita una persona, te lo pasa a ti. Nunca se inventa nada.
💬 Atiende 24/7Responde en segundos, también de noche y fines de semana.
💶 Precios exactosSolo dice los precios de tu lista. Si no hay precio, te lo pasa a ti.
📅 Agenda citasOfrece huecos reales y crea la cita en tu Google Calendar.
⏰ RecordatoriosAvisa al paciente 24 h antes; reduce los "no-shows".
🔁 Lista de esperaSi alguien cancela, ofrece el hueco a otro paciente automáticamente.
✨ ReactivaciónRecuerda al paciente cuando toca repetir su tratamiento (con su permiso).
🙋 Te pasa a tiAnte urgencias, quejas, dudas médicas o si el paciente lo pide.
📷 Instagram (opcional)Puede atender también los mensajes directos de Instagram.
2. Cómo lo ve tu paciente
El paciente solo escribe por WhatsApp como siempre. Ejemplo real:
Hola, ¿cuánto cuesta la limpieza facial?
¡Hola! Soy el asistente virtual de tu centro 🤖. La limpieza facial cuesta 45 €. ¿Quieres que te busque un hueco?
Sí, esta semana a ser posible
Tengo el jueves a las 17:00 o el viernes a las 10:30. ¿Cuál prefieres?
El jueves
¡Listo! Te reservo la limpieza facial el jueves a las 17:00 ✅. Te enviaré un recordatorio el día antes.
En su primer mensaje, el asistente avisa siempre de que es automático y de que puede hablar con una persona escribiendo "hablar con persona" (lo exige la ley).
3. Tu panel de control
Tienes una página web privada para ver y gestionar todo. Tu proveedor te dará la dirección y la clave de acceso.
| Dirección | ops-tucentro.servidor.nulbix.com (te la facilita tu proveedor) |
| Clave | La pegas una vez en la pestaña Clientes y queda guardada en ese navegador. |
📨 Conversaciones (lo que más usarás)
- Lee todos los chats de WhatsApp de tu centro en un solo sitio.
- Responde tú como humano cuando quieras: escribes en el recuadro y le llega al paciente por WhatsApp.
- Interruptor "Bot activo" en cada conversación: si lo apagas, el asistente deja de responder ESE chat (lo llevas tú); cuando lo enciendes, vuelve a encargarse. El resto de conversaciones siguen automáticas.
Cuando el asistente decide pasarte una conversación (urgencia, queja, duda médica…), apaga su bot en ese chat y te avisa. Tú contestas y, si quieres, lo vuelves a encender al terminar.
📊 Estado
De un vistazo: si el sistema está en marcha, las citas recuperadas del mes, el ingreso estimado que han supuesto, cuántas veces se ha derivado a una persona, y el gasto de la IA (con un tope para que no haya sustos).
🔌 Botón de apagado
Si alguna vez quieres que el asistente deje de responder del todo (mantenimiento, campaña especial, lo que sea), lo apagas con un botón y lo enciendes igual de fácil. Mientras está apagado, los mensajes se guardan pero no se contestan automáticamente.
4. La garantía "Cero Improvisación"
El asistente nunca se inventa un precio ni un hueco. Solo dice precios de tu lista y horas reales de tu agenda. Si no tiene el dato con certeza, no improvisa: te pasa la conversación a una persona. Así proteges la reputación de tu centro en cada respuesta.
5. Tus datos: precios, horarios, FAQ y tono
El asistente responde con la información que tú das. Puedes pedir cambios cuando quieras:
- Precios y duración de cada servicio (si un servicio no tiene precio cerrado, el asistente deriva a una persona).
- Horarios de atención de cada profesional.
- Preguntas frecuentes e información general (dirección, parking, formas de pago, políticas…).
- Tono de las respuestas (cercano/formal, tuteo o de usted).
- A quién avisar cuando el asistente pasa una conversación a una persona.
Tu proveedor actualiza estos datos por ti; los cambios se reflejan en la siguiente respuesta del asistente.
6. La agenda (Google Calendar)
Las citas que agenda el asistente aparecen en el Google Calendar de tu centro, junto a las que metáis a mano. El asistente solo ofrece huecos que estén realmente libres en ese calendario, así que no hay solapamientos.
7. Recordatorios, lista de espera y reactivación
- Recordatorio 24 h antes: el paciente recibe un aviso con botones Confirmar / Reagendar / Cancelar. Reduce las ausencias.
- Lista de espera: si alguien cancela, el hueco se ofrece automáticamente al siguiente paciente interesado.
- Reactivación: a los 28/60/90 días (según el tratamiento), recuerda al paciente que toca su mantenimiento. Solo a quienes han dado su consentimiento.
8. Privacidad y aviso legal
- El asistente se identifica como automático en el primer mensaje y ofrece hablar con una persona (RGPD + normativa europea de IA).
- No pide ni guarda datos médicos sensibles; solo lo necesario para gestionar la cita.
- No da consejo médico ni diagnósticos: eso siempre lo valora un profesional.
9. Preguntas frecuentes
¿Y si el asistente no sabe algo?
No se lo inventa: te pasa la conversación a una persona y te avisa. Lo verás en Conversaciones.
¿Puedo intervenir en una conversación en marcha?
Sí. Entra en Conversaciones, apaga el "Bot activo" de ese chat y escribe tú. Cuando acabes, lo vuelves a encender.
¿Responde fuera del horario de la clínica?
Sí, 24/7. Si estáis cerrados, puede ofrecer una llamada de asesoramiento para el día siguiente.
¿Cuánto cuesta cada mensaje?
La parte de IA cuesta céntimos por conversación y tiene un tope mensual. Lo ves en Estado.
¿Puede atender Instagram?
Sí, de forma opcional, dentro de las normas de Instagram (responde en las 24 h siguientes al mensaje del usuario).
¿Y si quiero apagarlo un rato?
Con el botón de apagado. Los mensajes se siguen guardando; tú los atiendes cuando quieras.
Soporte: escribe a tu contacto de Nulbix · [añade aquí teléfono/email de soporte]
Recepción IA 24/7 · Nulbix. Este documento describe la funcionalidad del servicio contratado.